Propuesta de Proyecto: Gestión Digital de Contratos en SharePoint

1. Resumen Ejecutivo

El presente proyecto tiene como objetivo transformar la forma en que la empresa gestiona sus contratos y documentación en general, implementando una solución digital centralizada en SharePoint. Con la integración de las siguientes herramientas:

  • Automatización e integración de Procesos mediante Python.
  • Aplicaciones personalizadas (Power Apps).
  • Análisis de datos (Power BI).

Con lo anterior se busca optimizar la gestión en áreas clave como Jurídico y Contable. Además, se contempla el establecimiento de un portal seguro para clientes que permita la negociación y firma electrónica de contratos (En una segunda versión).

2. Objetivos del Proyecto

  • Centralización y Digitalización:
    Unificar la documentación contractual en un repositorio digital, eliminando silos de información y facilitando el control de versiones y la trazabilidad de cambios.

  • Automatización de Procesos:
    Implementar flujos de trabajo automatizados para la creación, aprobación, firma, modificación y seguimiento del ciclo de vida de los contratos.

  • Optimización del Espacio de Trabajo:
    Digitalizar y ordenar el entorno de trabajo en áreas como Jurídico (gestión y seguimiento de contratos) y Contable (organización de la información).

  • Mejora en la Seguridad:
    Establecer controles de acceso, políticas de protección de datos, asegurando la integridad de la información.

  • Cambio Estratégico:
    Adoptar la transformación digital como motor de eficiencia operativa y competitividad, con una implementación significativa a partir de septiembre para su versión GEAM IT 1.0.

3. Alcance del Proyecto

El proyecto abarca la implementación integral de los siguientes módulos y procesos:

  1. Gestión de Contratos:

    • Software CLM: Gestión del ciclo de vida del contrato (creación, negociación, firma, ejecución y expiración).
    • Plantillas Personalizadas: Manejo de plantillas adaptadas para contratos de comercialización de gas.
    • Modificación y Gestión de Cambios: Registro y seguimiento de modificaciones contractuales con control de versiones.
    • Generación Automatizada: Módulo que genere contratos de forma automática basado en datos predefinidos.

  2. Gestión de Proveedores: (Segunda fase)

    • Sistema SRM: Herramienta para administrar la relación con proveedores, facilitando comunicación, negociación y control contractual.
    • Verificación y Auditoría: Funciones para asegurar que los proveedores cumplan con las condiciones contractuales y normativas, registrando auditorías de desempeño.

  3. Gestión de Contratos Laborales: (Segunda fase)

    • Sistema HRM: Plataforma para gestionar contratos laborales desde su creación hasta su terminación.
    • Automatización de Términos: Actualización automática de cláusulas conforme a modificaciones legales, garantizando cumplimiento normativo.

  4. Gestión de Garantías:

    • Sistema de Gestión de Garantías: Administración de garantías asociadas con seguimiento de vencimientos y alertas.

  5. Cuadro Resumen del Estado de los Contratos:

    • Dashboard Interactivo: Panel que muestre en tiempo real el estado de cada contrato, incluyendo fechas clave, modificaciones, pagos y cumplimiento de condiciones.
    • Alertas y Notificaciones: Sistema automatizado para avisos sobre próximos vencimientos, modificaciones o incidencias.
    • Informes y Reportes Personalizados: Herramientas para generar resúmenes y análisis del estado contractual.

  6. Gestión de Documentación Relacionada:

    • Almacenamiento Centralizado: Organización de todos los documentos asociados en bibliotecas de SharePoint.
    • Control de Versiones: Seguimiento de cambios en documentos y control de versiones para mantener la integridad de la información.
    • Acceso Remoto Seguro: Permitir el acceso controlado desde cualquier ubicación, garantizando la seguridad de los datos.

4. Arquitectura y Diseño del Sistema

4.1. Arquitectura General en SharePoint

  • Plataforma Principal:
    Se utilizará SharePoint y Python como núcleo de la solución, aprovechando sus capacidades de gestión documental, metadatos, colaboración en equipo, manejo y procesamiento de datos.

  • Espacio de Trabajo y Biblioteca:

    • Sitio Dedicado: Creación de un sitio "Gestión de Contratos" en Sharepoint que actúe como contenedor central.
    • Biblioteca "Contratos Digitales": Repositorio para almacenar, versionar y gestionar todos los documentos y contratos.

  • Automatización:
    La solución se apoyará en flujos automatizados (Power Automate y Python) para la ejecución de los procesos.

  • Áreas de Enfoque:
    Las Areas inicialmente cubiertas por la solución serán:

    • Jurídico: Gestión y seguimiento de contratos y modificaciones.
    • Contable: Organización y digitalización de la información, facilitando auditorías y reportes.

  • Objetivo General:
    Simplificar y optimizar procesos mediante herramientas digitales, integrando automatización y control centralizado de la documentación.

4.2. Diagrama de Arquitectura

flowchart TD
    A[Sitio SharePoint ⌊Gestión de Contratos⌋]
    B[Biblioteca ⌊Contratos Digitales⌋]
    D[Content Types: Contrato Comercial, Laboral, Proveedores]
    E[Metadatos: ID, Estado, Fechas, Enlaces, Firma]
    F[Power Automate: Flujos de Aprobación, Notificaciones y Renovación]
    G[Python, Power Apps: Formularios Personalizados]
    H[Power BI: Dashboard e Informes]
    I[Firma Electrónica: DocuSign/Adobe Sign]
    K[Python: Automatización y Auditorías]    
    A --> K & G
    K & G --> B
    B --> D
    D --> E
    E --> F
    F --> I
    I --> H

5. Plan de Implementación y Cronograma

El plan de implementación se organiza en cuatro fases, asegurando una transición ordenada y eficiente hacia la nueva plataforma en el despacho.

Fase 1: Análisis y Diseño (Marzo)

  • Reuniones con los involugrados para definir requerimientos y establecer el alcance detallado del proyecto.
  • Diseño de la arquitectura del sistema en SharePoint, incluyendo bibliotecas, listas, content types y flujos de trabajo, bases de datos.
  • Elaboración de plantillas estandarizadas para contratos y definición de procesos de aprobación y auditoría.

Fase 2: Desarrollo y Configuración (Abril - Junio)

  • Configuración del entorno "Gestión de Contratos" en SharePoint y creación de la biblioteca "Contratos Digitales".
  • Desarrollo de content types, metadatos y vistas personalizadas para facilitar la búsqueda y clasificación.
  • Implementación de flujos de trabajo en Power Automate para gestionar el ciclo de vida de contratos, proveedores, garantías y procesos laborales.
  • Desarrollo de formularios en Power Apps para la captura y edición de datos.
  • Integración de la herramienta de firma electrónica y desarrollo de scripts en Python para tareas de auditoría y sincronización.

Fase 3: Pruebas y Validación (Julio)

  • Pruebas integrales de cada módulo.
  • Validación de la solución con usuarios clave en las áreas Jurídica y Contable.
  • Capacitación a los equipos involucrados y ajustes basados en la retroalimentación obtenida.

Fase 4: Despliegue y Seguimiento (Agosto)

  • Despliegue de la solución en el entorno productivo.
  • Monitoreo inicial y soporte técnico para la resolución de incidencias.
  • Evaluación continua del rendimiento del sistema y ajustes posteriores.

Cambio Estratégico: La implementación de cambios significativos se programará para septiembre, asegurando una transición y adopción ordenada de la nueva plataforma.

Este cronograma abarca un periodo de 6 meses, permitiendo una implementación escalonada y efectiva del proyecto.

6. Requerimientos

6.1. Requerimientos de Licencias

  • Microsoft 365 / Office 365:

    • Licencia de SharePoint Online (disponible en planes Enterprise E3/E5).
    • Licencia de OneDrive for Business para almacenamiento y sincronización.

  • Power Platform:

    • Power Automate: Licencias (standard o premium) según el volumen de flujos requeridos.
    • Power Apps: Licencias para el desarrollo y uso de formularios y aplicaciones personalizadas.
    • Power BI Pro: Licencia para la creación y distribución de dashboards interactivos.

  • Firma Electrónica:

    • Licencia para DocuSign, Adobe Sign o herramienta equivalente para integración y validación de firma digital.

  • Azure Active Directory Premium:

    • Licencia para implementar autenticación multifactor (MFA) y gestión avanzada de accesos.

  • Seguridad de la Información:

    • Servicios adicionales para Information Rights Management (IRM) según requerimientos de protección de documentos sensibles.

6.2. Requerimientos de Equipos y Hardware

  • Equipos de Usuario Final:

    • Computadoras de escritorio/portátiles con procesador Intel Core i5 o superior, al menos 8 GB (preferiblemente 16 GB) de RAM y SSD de mínimo 256 GB.
    • Dispositivos móviles (smartphones y tablets) compatibles con Office 365 para acceso remoto.

  • Infraestructura de Red:

    • Conectividad a Internet de alta velocidad y estabilidad.
    • Equipos de red (routers, switches, firewalls) configurados para garantizar seguridad y continuidad operativa.
    • VPN (opcional) para acceso remoto seguro en entornos híbridos.

  • Servidores y Equipos de Soporte (si se requiere integración on-premises):

    • Servidores de aplicaciones para alojar integraciones personalizadas o servicios intermedios.
    • Sistemas de backup y recuperación (locales o en la nube) para la protección de la información.

  • Estaciones de Desarrollo y Soporte Técnico:

    • Estaciones de trabajo equipadas con IDEs y herramientas para desarrollo en Python y administración de la plataforma.

6.3. Requerimientos de Infraestructura Cloud y Servicios Complementarios

  • Servicios en la Nube (Microsoft Azure):

    • Hosting y almacenamiento escalable para garantizar alta disponibilidad y redundancia.
    • Servicios de backup y recuperación automatizados.

  • Integración y Conectividad:

    • Uso de APIs y librerías (por ejemplo, Office365-REST-Python-Client) para la integración con sistemas externos.

  • Capacitación y Soporte:

    • Servicios de consultoría para la implementación, personalización y puesta en marcha de la solución.
    • Programas de formación para usuarios finales y administradores.

7. Beneficios Esperados

  • Eficiencia y Ahorro de Tiempo:
    Automatización de procesos que reduce la intervención manual y acorta los tiempos de aprobación, generación y actualización de contratos.

  • Transparencia y Control:
    Visualización en tiempo real del estado de contratos, proveedores y garantías, facilitada por dashboards y reportes personalizados.

  • Mejora en la Toma de Decisiones:
    Información centralizada y actualizada que respalda el análisis y las auditorías internas, mejorando la toma de decisiones estratégicas.

  • Seguridad y Cumplimiento Normativo:
    Implementación de controles de acceso, autenticación multifactor y protección de datos, asegurando el cumplimiento de normativas legales y la integridad de la información.

  • Optimización del Espacio de Trabajo:
    Digitalización del entorno jurídico y contable, ordenando la información y facilitando la colaboración y el seguimiento de procesos.

  • Interacción Segura con Clientes:
    Portal de negociación y firma electrónica que mejora la experiencia del cliente, agiliza procesos y refuerza la seguridad en las transacciones (En una segunda versión).

8. Conclusiones y Recomendaciones

La implementación de un sistema de "Gestión Digital de Contratos en SharePoint", complementado con herramientas de automatización, análisis y desarrollo personalizado, representa una transformación integral para la empresa. Entre las ventajas destacan:

  • Transformación Digital:
    La centralización de la información y la automatización de procesos reducen la carga operativa y minimizan errores manuales.

  • Eficiencia y Control:
    El seguimiento detallado del ciclo de vida de los contratos y la integración con sistemas de auditoría (mediante Python y Power BI) mejoran la transparencia y el control interno.

  • Seguridad y Cumplimiento:
    La implementación de políticas de acceso, autenticación multifactor y protección de documentos garantiza la confidencialidad y el cumplimiento normativo.

Se recomienda aprobar la inversión, asignar los recursos necesarios en licencias, equipos e infraestructura, e iniciar la implementación mediante una fase piloto en las áreas de Jurídico y Contable. Además, se debe planificar la capacitación del personal y establecer un soporte técnico continuo para asegurar el éxito y la sostenibilidad del proyecto.